Digitalisierung wird immer wichtiger – auch und gerade im Bereich der Ausbildung. Dies löst bekannte Probleme und vereinfacht bürokratische und DSGVO-konforme Prozesse, die ohne digitale Unterstützung sehr viel Zeit und manchmal auch Nerven in Anspruch nehmen.
Sicherlich kommen Euch folgende Situationen bekannt vor:
Übertragungsfehler, beispielsweise durch schlecht lesbare Teilnehmer-Datenblätter: Unleserliche Handschriften führen oft zu notwendigen Korrekturen und Neuausstellungen von Dokumenten. Nicht selten entstehen hierdurch Verzögerungen und zusätzlicher Aufwand, der vermeidbar wäre. Durch entsprechende digitalisierte Prozesse lässt sich die Fehlerquote deutlich reduzieren.
Kurzfristige Datenänderungen: Meistens sind im Vorfeld die Teilnehmer bereits bekannt. Doch spontane Änderungen erfordern immer Nachdrucke und den umständlichen Versand von Zertifikaten. Aufwändige Abgleiche verschiedener Listen sind weder effizient noch zeitgemäß. Digitale Systeme ermöglichen hier eine schnelle und effiziente Anpassung ohne unnötigen Papierverbrauch und erleichtern den Überblick.
Probleme mit der Abrechnung: Handschriftliche Ergänzungen oder fehlende Unterschriften führen regelmäßig zu Ablehnungen durch die Berufsgenossenschaften (BG) oder der Unfallkassen. Sichere, automatisch geprüfte, elektronische Dokumente minimieren diese Fehlerquellen und gewährleisten eine korrekte und zügige Abrechnung.
Fehlende BG-Abrechnungsformulare: Oftmals fehlen bei Kursbeginn wichtige Formulare oder die nötige Arbeitgeber-Unterschrift. Ein digitales System stellt sicher, dass alle erforderlichen Dokumente vollständig vorliegen, indem der Arbeitgeber automatisch an fehlende Unterschriften erinnert wird. Formulare müssen nicht mehr ihren Weg von A nach B finden.
Zeitaufwändige Vorbereitung: Die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten in Papierform nimmt wertvolle Zeit in Anspruch. Die Formulare müssen ausgedruckt, korrekt ausgefüllt und ggf. im Nachgang wieder gescannt oder eine Kopie erstellt werden. Die aufgewendete Zeit könnte besser in die eigentliche Ausbildung investiert werden. Digitale Lösungen reduzieren diesen Aufwand erheblich und können individuelle Checklisten für Kurse automatisiert bereitstellen (Kostenzusage durch die BG geklärt? Anfahrt und Parkmöglichkeiten für den Dozenten? Vorbereitung des Schulungsraums usw.).
Logistik der Dokumente: Das BG-Abrechnungsformular, das im Original von Unternehmen, Teilnehmern und Ausbildungsstelle unterschrieben wird, führt häufig zu Verzögerungen. Digitalisierte Dokumente können sofort und überall verfügbar gemacht werden. Fälschungssichere, digitale Zertifikate können dem Teilnehmer ausgehändigt und gleichzeitig dem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden.
Durchschnittliches Kostenvergleichsbeispiel aus der Praxis
Im Idealfall werden ca. 60 Minuten für die Vorbereitung, Dokumentation und Nachbereitung eines Kurses in Papierform benötigt – realistisch sind oft mehr als 90 Minuten. Sofern alle Dokumente vorhanden und korrekt ausgefüllt sind.
Papierbasiert:
- 33 Blatt bedrucktes Papier x 0,06 € = 1,98 €
- Ablage, Archivierung, Vernichtung: 2,97 €
- 60 Minuten Zeitaufwand x 32 € Stundenlohn = 32,00 €
- 1 Tbl. Pantoprazol / Magenschutz 40mg = 0,58 € 😉
Gesamtkosten papierbasiert: 37,53 Euro
Digital:
- 0 Blatt bedrucktes Papier x 0,06 € = 0,00 €
- Software für komplett digitale Kursverwaltung: ca. 15,00 €
- 15 Minuten Zeitaufwand x 32 € Stundenlohn = 8,00 €
- guter Schlaf: unbezahlbar
Gesamtkosten digitalisiert: 23,40 Euro
Beispielhaft an 200 digital dokumentierten und abgerechneten Kursen im Jahr spart man so 2.826 Euro und 150 Stunden an wertvoller Zeit.
Wir möchten mit Euch zusammen etwas bewegen und die Digitalisierung in eurer Branche gemeinsam entwickeln. Wir suchen aktuell nach Ausbildungsstellen, die diese Wende aktiv mit uns gemeinsam gestalten und entwickeln.
Schickt uns Eure Fragen und Anregungen zu diesem Thema einfach an hallo@siggionline.de oder schaut auf unserem Blog vorbei: https://blog.siggionline.de/. Wir freuen uns über eure Perspektive und einen offenen Austausch.