Heute beleuchten wir ein zentrales Thema der digitalen Transformation: die elektronische Signatur. Wir erklären euch, worauf ihr achten müsst, wie ihr sie nutzt, und wie ihr signierte Dokumente überprüft und archiviert. Außerdem geben wir euch einen Überblick über die Anforderungen der DSGVO an eine komplett digitale Lösung.

Elektronische Signatur – Was ist das?

Eine elektronische Signatur ist ein digitales Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift. Sie bestätigt die Identität des Unterzeichners und die Integrität des Dokuments. Es gibt verschiedene Arten elektronischer Signaturen, von einfachen bis hin zu qualifizierten elektronischen Signaturen, die rechtlich gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift sind.

Technische Eigenschaften der elektronischen Signatur

Die elektronische Signatur setzt auf verschiedene technische Verfahren, um Fälschungssicherheit und Authentizität zu gewährleisten. Hier sind einige wichtige Details:

• Biometrische Daten: Moderne elektronische Signaturen können biometrische Merkmale wie Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder sogar Unterschriftendynamik (Druck und Geschwindigkeit) nutzen. Diese Daten werden verschlüsselt und in die Signatur eingebettet, was eine eindeutige Zuordnung zum Unterzeichner ermöglicht.
• Digitale Zertifikate: Diese werden von vertrauenswürdigen Zertifizierungsstellen ausgestellt und verknüpfen den öffentlichen Schlüssel mit der Identität des Unterzeichners. Das Zertifikat bestätigt, dass die Signatur authentisch ist und vom angegebenen Unterzeichner stammt.
• Zeitstempel: Ein Zeitstempel garantiert, dass die Signatur zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt wurde und das Dokument seitdem nicht verändert wurde. Der Zeitstempel wird von einer vertrauenswürdigen Quelle ausgestellt und dient als zusätzliche Sicherheitsschicht.
• Auditprotokoll: Ein Auditprotokoll kombiniert alle diese Informationen (biometrische Daten, Zertifikate und Zeitstempel) in einem überprüfbaren Datensatz. Dieses Protokoll dokumentiert alle Schritte und Änderungen, die das Dokument durchlaufen hat, und stellt so sicher, dass jede Handlung nachvollziehbar und fälschungssicher ist.
• Verschlüsselung und Hash-Funktionen: Diese werden am Rande genutzt, um die Datenintegrität zu gewährleisten. Das Dokument wird durch eine Hash-Funktion in einen eindeutigen Wert umgewandelt, der dann mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners verschlüsselt wird.

Diese technischen Maßnahmen stellen sicher, dass eine elektronische Signatur fälschungssicher und rechtlich bindend ist. Dadurch bietet die elektronische Signatur folgende Vorteile:

• Echtheit: Die Identität des Unterzeichners kann eindeutig nachgewiesen werden.
• Integrität: Jede Änderung am signierten Dokument kann sofort erkannt werden.

Authentizität: Der Unterzeichner kann die Signatur nicht bestreiten, da sie eindeutig mit seiner Identität verknüpft ist.

Wie wird eine elektronische Signatur genutzt?

1. Dokument erstellen: Erstellt euer Dokument digital – beispielsweise als PDF.

2. Signatur anfordern: Schickt eine Signaturanfrage an die Unternehmen und lasst die Teilnehmer vor Ort direkt auf deren Smartphone oder einem Tablet unterschreiben

3. Elektronisch signieren: Das Dokument wird fälschungssicher signiert und vor Veränderungen geschützt4. Überprüfung und Archivierung: Das signierte Dokument wird auf Vollständigkeit und Authentizität geprüft und sicher archiviert.

DSGVO-Anforderungen an digitale Lösungen

Die DSGVO stellt strenge Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten. Für eine komplett digitale Lösung müsst ihr folgende Punkte beachten:

·   Datensicherheit: Sorgt für den Schutz der Daten durch Verschlüsselung und verlustsichere Speicherung.

·   Zugriffskontrolle: Stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Daten haben.

·   Dokumentation: Haltet die Verarbeitung der Daten lückenlos fest.

·   Recht auf Vergessenwerden: Ermöglicht es, dass Daten auf Anfrage gelöscht werden können.

·   Einwilligung: Holt die ausdrückliche Zustimmung zur Verarbeitung der Daten ein.

Mit diesen Maßnahmen erfüllt ihr die gesetzlichen Anforderungen und sorgt gleichzeitig für eine effiziente und sichere digitale Dokumentenverwaltung.

Wir hoffen, dass euch dieser kurze Überblick neugierig gemacht hat, wo für euch die Vorteile einer komplett digitalen Kursverwaltung liegen können und wo die Vorteile der elektronischen Signatur und der Digitalisierung im Idealfall liegen. In unserem nächsten Newsletter werden wir uns mit den praktischen Schritten zur Implementierung einer digitalen Lösung befassen und die Herausforderungen des digitalen Alltags betrachten.

Schickt uns Eure Fragen und Anregungen zu diesem Thema einfach an hallo@siggionline.de oder schaut auf unserem Blog vorbei: https://blog.siggionline.de/. Wir freuen uns über eure Perspektive und einen offenen Austausch.

Wer den ersten Teil dieser Serie verpasst hat, kann es hier nochmal nachlesen: Teil 1: Motivation zur Digitalisierung